Administration ist wie Gesundheits­vorsorge!

Genau deshalb ist wahrscheinlich auch die Bereitschaft vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen gering, in zuverlässige Administration und Sicherheit zu investieren. Solange alles auch ohne Admin läuft, denken nicht nur typische schwäbische Unternehmer, muss man ja nichts tun. Ganz falsch gedacht – und überdies gar nicht sparsam-schwäbisch! Administration ist wie Gesundheitsvorsorge: Sie zahlt sich aus, indem das System stabil bleibt und erspart die teure und risikoreiche OP.

Mädchen für alles – vor allem für dauerhafte IT-Sicherheit.

Ein Systemadministrator hat entgegen landläufiger Ansicht laufend etwas zu tun. Ständig gibt es Dinge zu dokumentieren, zu planen, zu aktualisieren, zu überwachen, zu verbessern, vorzubereiten, nachzubereiten, zu recherchieren oder umzusetzen. Damit ein System dauerhaft stabil läuft, sind permanent Arbeiten nötig und die dabei anfallenden Informationen müssen verlässlich festgehalten und gepflegt werden, so dass sie im Bedarfsfall auch wiedergefunden und abgerufen werden können. Das muss ein IT-Administrator u.a. tun:

• Überwachung sämtlicher Server sowie zentraler Geräteeinheiten der IT-Infrastruktur
• Aktualisierung der Server und Software, besonders im Bereich der Sicherheitsupdates
• Pflege der Mail-, Web-, File- und Authentifizierungsserver
• Bearbeiten von Supportanfragen von Mitarbeitern und Externen bezüglich der Firmen-IT
• Nachverfolgen angeblich nicht zugestellter E-Mails
• Führen des firmenweiten Backups mit ständigen Anpassungen und dem Nachhalten bezüglich des Erfolgs
• Pflege der Dokumentation
• Sichtung von aktuellen Informationen bezüglich Sicherheitslücken, Neuerungen oder Störungen
• Einrichten neuer Mitarbeiter-Accounts, neuer Mitarbeiter-Rechner
• Pflege von Rechtestrukturen innerhalb der Unternehmensdaten

Ohne IT-Systemadministration zu arbeiten ist wie Klettern ohne Seil.

Im Idealfall merkt das Unternehmen, das einen IT-Administrator beschäftigt oder extern eine Komplettadministration beauftragt, von all diesen Tätigkeiten nur ganz wenig bis fast gar nichts.
Das ist auch die Crux bei der Sache! Was sich viele Unternehmen nicht klarmachen: Sie merken nur deshalb nichts von der Tätigkeit des Admins, weil dieser laufend Updates fährt, Angriffe auf das System abwehrt, die User betreut, die Server überwacht usw. usf.
Viele Unternehmen wissen auch nicht, welchen wirtschaftlichen Schaden sie riskieren, wenn sie glauben, sich Systemadministration und Sicherheit ganz einfach nach dem Prinzip „Wird schon schief gehen!“ einsparen zu können.
Irgendwann geht es nämlich schief – und dann gründlich. Meist stehen die eingesparten Kosten für einen angestellten Administrator oder eine aushäusige Komplettadministration in keinem vernünftigen Verhältnis zu den immensen wirtschaftlichen Schäden, die durch ihr Fehlen möglich werden. Ohne IT-Systemadministration zu arbeiten ist wie Klettern ohne Seil: total blauäugig und wirtschaftlich absolut unvernünftig. Eine CA-Studie aus dem Jahr 2010 hat ans Licht gebracht, dass Deutsche Unternehmen allein durch IT-Ausfälle pro Jahr Umsatzverluste von vier Milliarden Euro erleiden. Der durchschnittliche Schaden liegt bei knapp 400.000 Euro.
Glauben Sie jetzt immer noch, dass IT-Administration völlig überflüssig ist und dass es vernünftig ist, sich hier Investitionen zu ersparen? Dann sparen Sie nur weiter so!

Das A und O: Dokumentation der Administration!

Erfahrungsgemäß hat ein Systemadministrator immer mehr Arbeit als Zeit und meistens kommt dadurch die eigentlich notwendige Dokumentation aller Systeme zu kurz. Dieser Umstand wird durch das Wissen des Administrators kompensiert, kann sich aber als fatal herausstellen, wenn der Zugriff auf das Wissen des Administrators plötzlich – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr möglich sein sollte.
Um alle Arbeiten, die für einen Systemadministrator anfallen, möglichst vollständig durchführen zu können, ist deshalb eine gute Arbeitsorganisation, ergänzt durch eine hervorragende Strukturierung der Information ein absolutes Muss.
Besonders die Informationsverwaltung im Bereich der Systemadministration stellt eine Herausforderung dar, da es kaum Software gibt, die auf diesen Bereich zugeschnitten ist.
Aber selbst, wenn ein durch Software gestütztes Informationssystem vorhanden ist, unterliegt die Qualität der daraus bezogenen Informationen immer der zuverlässigen Pflege des Systems. Und auch das braucht Zeit, die man den Mitarbeitern der Systemadministration unbedingt einräumen muss.